Datenschutzerklärung

1. Worum es hier geht

Wenn Sie bei uns eine Lebensgeschichte erzählen, vertrauen Sie uns etwas sehr Persönliches an. Deshalb erklären wir hier so verständlich wie möglich, was mit diesen Daten geschieht, wer sie verarbeitet und welche Rechte Sie haben.

Das Wichtigste in Kürze

• Sie sprechen mit unserem Sprachassistenten und erzählen Ihre Geschichte. Die Aufnahme wird automatisch in Text umgewandelt.
• Sie können Fotos und Videos hochladen, die wir mit der Geschichte verknüpfen.
• Daraus entstehen ein gedrucktes Erinnerungsbuch und ein Film, die wir Ihnen zusenden.
• Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland beziehungsweise der Europäischen Union verarbeitet.
• Wir verwenden Ihre Inhalte nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und trainieren keine KI-Modelle damit.
• Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen und die Löschung Ihrer Daten verlangen.

2. Wer für die Verarbeitung verantwortlich ist

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Firmenname und Rechtsform
Straße, Hausnummer
PLZ, Ort
Deutschland

E-Mail: info@memoria.de
Telefon: Telefonnummer
Vertreten durch: Geschäftsführung
Handelsregister: Registergericht, HRB-Nummer

Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Name / Firma
Anschrift
E-Mail: E-Mail-Adresse

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Daten, die Sie uns aktiv geben

3.2 Daten, die automatisch anfallen

Beim Besuch unserer Website verarbeiten wir technisch notwendige Daten wie Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten sowie verwendeten Browser und Betriebssystem. Das dient der Bereitstellung und Sicherheit der Website.

3.3 Ihr persönlicher Projektbereich

Für die Bearbeitung Ihres Projekts richten wir einen persönlichen Bereich ein, in dem Sie Aufnahmen, Fotos und Transkripte einsehen und bearbeiten können.

Der Zugang läuft über ein Konto mit E-Mail-Adresse und Passwort. Bei der ersten Anfrage legen Sie Ihr Passwort selbst fest; danach melden Sie sich damit an.

Ihr Passwort speichern wir ausschließlich in kryptografisch gesicherter Form (gehasht, nicht im Klartext) — auch wir können es nicht auslesen. Haben Sie es vergessen, fordern Sie über »Passwort vergessen« einen zeitlich begrenzten, einmaligen Link an, mit dem Sie ein neues Passwort festlegen.

Eine Einladung zur Mitbetreuung oder zum Mitlesen sowie ein verschenkter Zugang kommen ebenfalls über einen Link. Solange ein solcher Link gültig und noch nicht verwendet ist, kann jede Person darauf zugreifen, die ihn besitzt. Bitte leiten Sie ihn nicht weiter. Nach der ersten Verwendung verliert er seine Gültigkeit — auch wenn er noch in Ihrem Postfach liegt.

Ihre Anmeldung bleibt anschließend für längere Zeit bestehen, damit Sie sich nicht bei jedem Besuch neu anmelden müssen. Ändern Sie Ihr Passwort, melden wir alle anderen angemeldeten Geräte automatisch ab. In Ihrem Projektbereich können Sie außerdem alle aktiven Anmeldungen jederzeit beenden.

3.4 Besonderer Hinweis zur Stimme

Eine Sprachaufnahme ist nicht nur wegen ihres Inhalts sensibel. Eine Stimme kann eine Person eindeutig identifizierbar machen — ähnlich wie ein Fingerabdruck. Sie kann deshalb als biometrisches Datum und damit als besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO einzuordnen sein. Wir behandeln Aufnahmen entsprechend mit besonderer Sorgfalt.

Wir erstellen keine Stimmklone und nutzen Aufnahmen nicht, um synthetische Sprache zu erzeugen.

3.5 Der Begleiter in Ihrem Projektbereich

Auf Ihrer Übersicht steht ein kleines Chatfenster, das Fragen zu Mia Fabula beantwortet. Ihre Fragen und die Antworten darauf speichern wir in Ihrem Projektbereich, damit Sie sie beim nächsten Besuch wiederfinden. Sie werden zusammen mit dem Projektbereich gelöscht.

Der Begleiter liest den Inhalt Ihres Gesprächs nicht. Er sieht nur, wie weit Ihr Projekt gediehen ist — welcher Schritt erledigt ist, wie viele Fotos vorliegen, ob eine Bestellung besteht. Ihre Aufnahmen und Ihr Transkript bekommt er zu keinem Zeitpunkt zu sehen. Zur Beantwortung Ihrer Frage übermitteln wir Ihre Frage und diese Angaben an unseren Sprachmodell-Dienstleister; zum Training von Modellen wird nichts davon verwendet.

4. Besonders sensible Inhalte in der Lebensgeschichte

Wenn Menschen ihr Leben erzählen, kommen fast immer Themen zur Sprache, die die DSGVO besonders schützt — zum Beispiel:

• Angaben zu Krankheiten, Behandlungen oder Behinderungen (Gesundheitsdaten)
• Religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen
• Politische Ansichten
• Angaben zur sexuellen Orientierung oder zum Sexualleben
• Ethnische Herkunft
• Gewerkschaftszugehörigkeit

Diese Daten nennt die DSGVO „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ (Art. 9 DSGVO). Sie dürfen nur unter engen Voraussetzungen verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten solche Inhalte ausschließlich auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung der erzählenden Person nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung holen wir separat und ausdrücklich ein — nicht versteckt in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Die erzählende Person entscheidet selbst, was sie erzählt. Sie ist zu keinem Zeitpunkt verpflichtet, sensible Themen anzusprechen, und kann das Gespräch jederzeit unterbrechen oder Themen auslassen.

Widerruf: Die Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden — formlos per E-Mail an info@memoria.de. Der Widerruf ist genauso einfach wie die Erteilung. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

5. Wenn Sie das Buch für eine andere Person in Auftrag geben

Unser Angebot richtet sich auch an Angehörige, die ein Erinnerungsbuch für ein Familienmitglied erstellen lassen möchten. In diesem Fall sind zwei Personen beteiligt:

• Die auftraggebende Person — Sie schließen den Vertrag, zahlen und erhalten das fertige Buch.
• Die erzählende Person — Ihr Angehöriger, dessen Lebensgeschichte aufgezeichnet wird.

Datenschutzrechtlich ist die erzählende Person die entscheidende betroffene Person. Ihre Lebensgeschichte, ihre Stimme und die darin enthaltenen sensiblen Angaben gehören ihr. Deshalb gilt:

• Die Einwilligung nach Abschnitt 4 muss von der erzählenden Person selbst erteilt werden. Sie kann nicht stellvertretend durch Angehörige abgegeben werden.
• Vor Beginn der Aufnahme informieren wir die erzählende Person verständlich darüber, wer wir sind, was mit der Aufnahme geschieht und welche Rechte sie hat.
• Die erzählende Person kann die Aufnahme jederzeit abbrechen, einzelne Passagen streichen lassen und ihre Einwilligung unabhängig von der auftraggebenden Person widerrufen. Ein Widerruf führt dazu, dass wir das Projekt nicht fertigstellen können.
• Die erzählende Person hat alle in Abschnitt 13 genannten Rechte in vollem Umfang — unabhängig davon, wer den Auftrag erteilt und bezahlt hat.

Getrennte Zugänge: Die erzählende Person erhält einen eigenen Zugang über ihre eigene E-Mail-Adresse. Darüber erteilt sie ihre Einwilligung, führt das Interview und kann jederzeit widerrufen. Sie sieht dabei keine Bestell- oder Rechnungsdaten der auftraggebenden Person. Umgekehrt sieht die auftraggebende Person nicht den Inhalt der Einwilligungserklärung, sondern lediglich, ob das Interview freigegeben wurde.

Wenn die erzählende Person ihre Einwilligung nicht selbst erteilen kann — etwa aufgrund einer Erkrankung, die die Einsichtsfähigkeit beeinträchtigt — können wir den Service nicht erbringen. Bitte sprechen Sie uns in einem solchen Fall vorab an, damit wir gemeinsam prüfen, ob und unter welchen Voraussetzungen eine Aufzeichnung möglich ist.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen im Einzelnen

Wir verarbeiten Ihre Geschichte zu keinem anderen Zweck. Insbesondere nutzen wir die Inhalte nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und geben sie nicht an Dritte weiter, die nicht in Abschnitt 10 genannt sind.

7. Personen, die in der Geschichte vorkommen

Wer sein Leben erzählt, spricht zwangsläufig auch über andere Menschen: Partner, Kinder, Eltern, Freunde, Kollegen. Auch auf hochgeladenen Fotos sind oft weitere Personen zu sehen.

Diese Personen haben uns gegenüber selbst keine Einwilligung erteilt. Wir verarbeiten Angaben über sie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses und des berechtigten Interesses unserer Kundinnen und Kunden nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO daran, dass persönliche Lebenserinnerungen im privaten Rahmen festgehalten werden können.

Unsere Schutzmaßnahmen dabei:

• Buch und Film werden ausschließlich an die auftraggebende Person ausgeliefert. Wir veröffentlichen sie nicht, stellen sie nicht online und geben sie nicht an weitere Dritte.
• Die Verarbeitung erfolgt in einem eng begrenzten, privaten Kontext — vergleichbar mit einem privaten Fotoalbum.
• Wir werten Angaben über Dritte nicht aus, erstellen keine Profile und nutzen sie für keinen anderen Zweck.

Ihre Verantwortung: Bei der Bestellung bestätigen Sie, dass Sie berechtigt sind, die geteilten Inhalte über Dritte mit uns zu teilen.

Rechte betroffener Dritter: Wenn Sie in einer bei uns gespeicherten Geschichte vorkommen und davon erfahren, können Sie Ihre Rechte nach Abschnitt 13 geltend machen — insbesondere das Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO. Wenden Sie sich dafür an info@memoria.de. Wir prüfen den Einzelfall und nehmen bei berechtigtem Widerspruch entsprechende Anpassungen oder Löschungen vor.

Recht am eigenen Bild: Für Fotos und Videos gilt zusätzlich zum Datenschutzrecht das Recht am eigenen Bild (§ 22 KunstUrhG). Da wir das Material ausschließlich für das private Erinnerungsbuch verwenden und nicht veröffentlichen, ist dieser Rahmen eng begrenzt.

8. Verstorbene Personen

Erinnerungsbücher betreffen häufig auch Menschen, die bereits verstorben sind.

Die DSGVO gilt nach Erwägungsgrund 27 nicht für die Daten Verstorbener. Unabhängig davon achten wir das postmortale Persönlichkeitsrecht: Wir verwenden Bilder und Erzählungen über Verstorbene ausschließlich in würdigem, privatem Rahmen für das Erinnerungsbuch und den Film.

Für Bildnisse Verstorbener gilt zudem § 22 KunstUrhG, wonach für die Dauer von zehn Jahren nach dem Tod grundsätzlich die Einwilligung der Angehörigen erforderlich sein kann. Da wir das Material nicht veröffentlichen, sondern ausschließlich für Sie persönlich verarbeiten, ist dieser Fall in der Regel nicht berührt.

9. Einsatz künstlicher Intelligenz

Wir setzen KI-Systeme ein, um

• gesprochene Sprache in Text umzuwandeln (Spracherkennung),
• das Interview zu führen und Rückfragen zu stellen (Sprachassistent),
• die Antworten des Assistenten hörbar zu machen (Sprachsynthese) und
• das Transkript zu strukturieren und in Kapitel zu gliedern.

Was Sie dazu wissen sollten:

• Automatisch erzeugte Transkripte können Fehler enthalten. Sie erhalten vor der Fertigstellung Gelegenheit, den Text zu prüfen und zu korrigieren.
• Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung statt, die für Sie rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO).
• Die eingesetzten KI-Modelle betreiben wir auf eigener Infrastruktur innerhalb Deutschlands beziehungsweise der EU. Aufnahmen und Texte werden nicht an externe KI-Anbieter übermittelt.
• Ihre Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet — weder von uns noch von Dritten.

10. Dienstleister, die wir einsetzen

Sämtliche Sprachaufnahmen, Transkripte, Fotos und Videos werden ausschließlich auf Servern in Deutschland beziehungsweise der EU verarbeitet. Die zur Spracherkennung, Sprachsynthese und Textverarbeitung eingesetzten KI-Modelle betreiben wir selbst — eine Weitergabe an externe KI-Dienstleister findet nicht statt.

Für den Betrieb unseres Angebots arbeiten wir mit sorgfältig ausgewählten Dienstleistern zusammen. Diese verarbeiten Daten ausschließlich nach unseren Weisungen. Mit allen haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Zahlungsdienstleister verarbeiten Zahlungsdaten teilweise in eigener Verantwortung. In diesem Fall gilt zusätzlich deren eigene Datenschutzerklärung.

11. Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU

Ihre Daten bleiben in Europa. Sämtliche Sprachaufnahmen, Transkripte, Fotos und Videos werden ausschließlich auf Servern innerhalb Deutschlands beziehungsweise der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt.

Das ist eine bewusste Entscheidung: Wir setzen für Spracherkennung, Sprachausgabe und Textverarbeitung ausschließlich Modelle ein, die wir selbst auf europäischer Infrastruktur betreiben — und nicht die Dienste außereuropäischer Anbieter. So bleibt Ihre Geschichte durchgehend dem europäischen Datenschutzrecht unterstellt.

12. Wie lange wir Ihre Daten speichern

Warum wir den Einwilligungsnachweis länger aufbewahren: Wir sind gesetzlich verpflichtet, nachweisen zu können, dass eine Einwilligung vorlag (Art. 5 Abs. 2, Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Dieser Nachweis umfasst ausschließlich den Zeitpunkt, den Wortlaut der Einwilligung und wer sie erteilt hat — nicht die Inhalte Ihrer Geschichte. Er wird technisch getrennt von Ihrem Interviewmaterial gespeichert und bleibt deshalb bestehen, auch wenn Aufnahmen und Transkripte längst gelöscht sind.

Vorzeitige Löschung: Sie können jederzeit die Löschung von Aufnahmen, Transkripten und Medien verlangen — auch vor Ablauf der genannten Fristen.

Nach Widerruf der Einwilligung löschen wir die betroffenen Daten unverzüglich, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

13. Ihre Rechte

So machen Sie Ihre Rechte geltend: Eine formlose E-Mail an info@memoria.de genügt. Wir antworten grundsätzlich innerhalb eines Monats.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei jeder Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Name der Landesdatenschutzbehörde
Anschrift
Website

14. Cookies und Website-Analyse

Beim ersten Besuch unserer Website zeigen wir Ihnen einen Hinweis, mit dem Sie über den Einsatz von Cookies entscheiden können.

Technisch notwendige Cookies setzen wir ein, damit die Website funktioniert — etwa um Ihren Warenkorb oder Ihren Projektzugang zu speichern. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TTDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Alle anderen Cookies und Analysewerkzeuge setzen wir erst ein, nachdem Sie ausdrücklich zugestimmt haben (§ 25 Abs. 1 TTDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Ihre Zustimmung werden sie nicht geladen.

15. Wie wir Ihre Daten schützen

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören insbesondere:

• Verschlüsselte Übertragung aller Daten (TLS/HTTPS)
• Verschlüsselte Speicherung von Aufnahmen und Medien
• Einladungs- und Reset-Links sind nicht erratbar, zeitlich begrenzt gültig und nur einmal verwendbar
• Passwörter werden ausschließlich in kryptografisch gesicherter Form gespeichert und sind auch für uns nicht auslesbar
• Schutz vor automatisiertem Durchprobieren durch Begrenzung der Anmeldeversuche
• Erneute Bestätigung per E-Mail bei sicherheitskritischen Vorgängen wie Adressänderung oder Löschung
• Übersicht über aktive Anmeldungen mit der Möglichkeit, diese zu beenden
• Benachrichtigung bei Änderung der hinterlegten E-Mail-Adresse an die bisherige Adresse
• Zugriff auf Inhalte nur für Mitarbeitende, die ihn für ihre Aufgabe benötigen
• Vertraulichkeitsverpflichtung aller Mitarbeitenden
• Automatisierte Löschroutinen entsprechend den Fristen in Abschnitt 12
• Regelmäßige Überprüfung unserer Sicherheitsmaßnahmen

16. Bereitstellungspflicht

Die Angabe der Stamm- und Lieferdaten ist für den Vertragsabschluss erforderlich — ohne sie können wir Buch und Film nicht zusenden.

Die Erteilung der Einwilligung nach Abschnitt 4 ist freiwillig. Sie ist allerdings technisch notwendig, um das Interview zu verarbeiten, da sich sensible Inhalte in einer frei erzählten Lebensgeschichte nicht vorab ausschließen lassen. Ohne diese Einwilligung können wir den Service leider nicht erbringen.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie zusätzlich per E-Mail.